人事档案

政策

学院应按规定建立、保存和保管人事档案 并被认为是学院有效运作的必要条件.

除政策或协议另有规定外，正式人事档案保存 学院人力资源办公室和人力资源管理员， 或其指定人员为档案保管人. 所有官方文件 应当记入正式人事档案.

人事记录应包括所有官方行为的文件 由学院或雇员，以及有关雇员的雇佣关系 以及其他描述员工雇佣关系的正式文件 或履行其职位职能的能力. 人事档案应当 不包括任何与上述无关的文件，如推荐信 或投诉信、培训记录、奖状、笔记、草稿、报告或其他 与正式雇佣诉讼无关的文件，但作为证据附呈的除外 支持官方人事文件的.

人事记录可能包含个人、机密或敏感信息. 的 学院将诚实地处理和保存所有人事记录.

管理人员查阅人事记录

主管可以审查向其汇报的员工的人事记录 在一定程度上由商业需要支持. 获取医疗/健康记录是 限于实施适当的合理安排和所需的信息 只有在法律允许的范围内发布此类信息.

其他担任行政、行政职务的人员或其指定人员 具有专业或分类职务的监察机关，可以对其进行审查 申请有报告的职位的雇员的人事记录 与该行政、行政、专业或机密雇员的关系. 获取信息将限于作出知情决定所需的信息 关于职位选择的决定. 这些人不得获准进入 雇员的医疗/健康记录.

员工查阅人事记录

员工可要求在工作时间内查阅其人事记录 可以审核记录中包含的所有文件吗. 员工也可以索取一份副本 包括在人事记录中的任何文件. 学院可以收取合理的费用 除雇员或其雇员要求的第一份副本外，复制任何材料的费用 或者她的代表. 就本政策而言，雇员包括下列任何人 现受雇于或曾受雇于学院.

公众、其他机构或学生查阅人事记录

雇员或学院成员以外的人查阅人事记录 管理人员受《威尼斯人线上娱乐赌场》的限制，只能对外公开 法律允许的. 其他政府机构可能存在一些例外情况 services on behalf of the College or employee; examples include the Attorney General’s 办公室，劳动和产业部，以及就业保障部.

对审查人事记录请求的回应

学院的人力资源办公室应在合理的时间内作出回应，或在其他情况下 根据法律规定，对所有审查人事记录的要求.

目的

本政策的目的是确立人事记录的规定 将保留哪些文件，包括在人事记录中，谁可以查阅 个人档案信息，以及对隐私的考虑. 它的目的是人事 记录将按照州和联邦法律的要求予以保护，并将予以维护 这被认为是学院有效运作的必要条件.

这项政策适用于谁

这项政策适用于所有雇员、志愿者和其他参与雇佣的人 与书院的关系. 此政策不适用于学生记录，除非 为同时也是学生的雇员保存的记录，因为它涉及 学生与学院的雇佣关系.

参考文献

RCW 40.14.010公共记录的定义和分类

RCW 42.17披露、竞选资金、游说、记录(“公开披露反应”)

行政命令00-03公共记录隐私保护

WAC 132V-24公共记录

TCCFT集体谈判协议

WFSE集体谈判协议

WPEA集体谈判协议

定义

人事记录 -学院的官方文件，包含描述所采取行动的文件 由学院和关于雇员的雇佣关系，一个行动 由雇员就其申请或雇佣关系所采取的措施 或其他描述员工雇佣关系的文件 或履行其职位职能的能力. 以下文件的例子 留置人事档案包括求职申请、新聘文书、 工资记录，医疗证明，工资变更授权书，分类 或FTE，授权更改支付工资费用的预算; 纪律、绩效评估、休假单、福利选择等记录.

参见大学政策-定义

过程

没有一个